Информационни технологии & Интернет

Базите от данни – DataBase (DB) стават една важна част на ежедневието и един важен елемент на бизнес операциите. Те се използват за съхраняване на информация както в електронния бележник или мобифона (информация за личните контакти), така и в големите информационни системи на фирмите, организациите и държавната администрация (където се пазят големи масиви с данни от най-различно естество). Примери за приложение на бази данни технологията в две съвременни направления на стопанското управление, които се развиват през последните години са мениджмънта на връзките с клиентите (CRM) и електронната търговия (Е-comerce).

Обкръжаваща среда на Базите данни

Базите данни се използват да съхраняват, манипулират и възстановяват данни за организацията и нейната обкръжаваща среда.
Технологията на базата данни се използва за рутинно обработване на данни и информация от всеки лично на персоналния си компютър, от групи чрез достъп до бизнес данни през мрежовите сървъри и от всички служители в една компания чрез фирмените програмни продукти за управление на DB. Очакванията са значението на базите данни да се увеличава непрекъснато. Мениджърите търсят достъп до знания и факти за да постигнат конкурентни предимства като използват DB (например детайлната база данни от продажбите може да се използва за определяне на модела на купуване, респективно като база за разработване на рекламна и маркетингова кампания). Много организации днес създават отделни бази данни наречени “Складове данни” (DW) за решаване на такъв тип комплексни задачи и подпомагане на процеса на вземане на решение. Използването на базите данни за подпомагане на връзките с клиентите, он-лайн пазаруването и мениджмънта на връзките с персонала е извънредно важно. Сега вече базите данни са фундамент на много фирмени информационни системи. В практиката много организации използват базаи данни, които са били разработени за да посрещнат спешните им нужди, а не са резултат от планирана стратегия или добре управлявана еволюция. Много от данните са недобре структурирани и управлявани. За да се конструират успешно “Складове с данни” са необходими нови умения и изискват критичен обем от знания в областта на анализ, конструиране и администриране на данни и DB. Създаването, използването и управлението на DB и знанието за тях е важен елемент в образованието както на специалистите в областта на бизнес информатиката, така и на специалистите в областта на стопанското управление, които трябва да имат достатъчно знания и умения да управляват ресурсите на компанията вкл. информационния ресурс.

DB – организирана колекция от логически свързани данни

DB може да бъде с различна големина и сложност. Например един продавач може да поддържа малка база данни с информация за контакти на своя лаптоп, която да е няколко Мегабайта. Голяма корпорация може да построи много голяма база данни, която да съдържа няколко тера байта данни ( 1 терабайт = 1 трилион байта ) на голям мейнфрейм компютър, който да се използува за подпомагане на вземането на решения.

Много големите складове с данни съдържат по-вече от Пентабайт (1 пентабайт = 1 квадрилион байта). По принцип вече приемаме, че всички база данни са компютърно базирани.

Исторически терминът се отнася до знания, факти, които могат да се запишат и съхранят на компютърна медия. Например DB на продавача да съдържа данни за имена, адреса и тел. номера на потребителите. Тази дефиниция се нуждае да бъде разширена за да обхване новата реалност. DB днес се използуват за да съхраняват обекти като документи, фото изображения, звук, видео в допълнение към конвенционалните текстови и цифрови данни. Например Продавачът може да включи и снимка на клиента, звуков запис или видео клип на важни разговори с клиентите. По широката дефиниция на термина включва:

ДАННИ – факти, текст, графика на изображението, звук и видео сегменти, които имат значение за потребителската обкръжаваща среда. По-горе определихме Базата данни като „организирана колекция”, което означава, че данните в нея са структурирани, за да бъдат лесно съхранени, манипулирани и извлечени от потребителя. Под „свързани” се има предвид, че данните описват една област от интереси на група потребители и че потребителите могат да използуват данните за да отговарят на въпросите, свързани с тази област. Например: DB на един магазин за резервни части на автомобили съдържа данни, идентифициращи потребителите ( единиците представляват списъка с имената, адресите, служебните телефони, домашни телефони и номера на кредитни карти на всеки клиент) автомобилите, принадлежащи на тези клиенти (единицата данни включва производителя, модела и годината) и историята на поправките за всеки автомобил (напр. дата на ремонта, име на майстора, типа на ремонта и сумата).

Термините данни и информация са близки и често се използуват взаимозаменяемо, обаче е важно да се направи разлика между тях. Определяме информацията като данни, които са били обработени по начин, по който се увеличава тяхното знание за личността, която ги използува. Например: Ако имаме списък с имена и срещу тях числа – това са данни, които са безполезни. Когато добавим към същите данни няколко допълнителни данни (наименование на колоните – имена на доставчици, за колоната с имената и тел.номер за колоната с числата; заглавие на данните „Списък на доставчиците на фирма Прециз”) като по този начин ги структурираме, ние виждаме, че това е информация, полезна за някои потребители като работещите във фирмата, конкурентите на фирмата и др…

Друг начин за преобразуване на данни в информация е да се обобщят или обработят по друг начин, който да помогне на човек да ги интерпретира по-добре. Например да извлечем списък на тези от гр. Русе (с телефонни номера заповащи с 082).
На практика базата данни може да съдържа и/или данни и информация според нашата дефиниция. Също така данните често се съхраняват в обобщен вид в DB за подпомагане на решенията.

Метаданни

Метаданни – Данни, които описват свойствата или характеристиките на други данни.

Данните са полезни, когато са поставени в някакъв контекст. Първичният механизъм за поставяне на контекста за данни са метаданните. Някой от тези свойства включват дефиниции на данни, структури, правила или ограничения на данните. Това помага при въвеждането на данните в базата – да се извършва формализиран контрол и да не се допуска въвеждане на неверни данни.

Метаданните определят еднозначно характеристиките на данните, но не съдържат данни. Те се използуват от дизайнерите и потребителите на DB за да разберат какво съдържат данните, какво означават и какви точно решения са между привидно подобни единици данни. Мениджмънта на МД е поне толкова важен колкото управлението на съответните данни, докато данни без ясно значение могат да ви объркат или заблудят.

Независимо, че в областта на бизнеса DB заемат все по-голямо значение и приложение TFS – Traditional File System също трябва да бъдат изучавани по следните причини.

бит – Файловите системи са все още широко разпространени, особено за създаване на резервно копие на DB.

байт – Разбирането на недостатъците и проблемите на ФС могат да помогнат да се избегнат подобни проблеми при разработване на DB.

поле – Софтуера за работа с файлове работи с данните в тях като изпълнява три основни операции върху данните: съхранява и възстановява данни; манипулира и преподрежда данните; генерира отчети от данните. Самите данни се поддържат във формата на единичен файл.

файл – Единичния файл е колекция от записи в едно и също поле. В него данните се съхраняват в плоска структура организирана като списък от записи. Единичния файл е колекция от записи в едно и също поле. В него данните се съхраняват в плоска структура организирана като списък от записи

база данни – Сортирането на файловете за директен достъп става чрез индексиране и система за точкуване. Така се елиминира нуждата от физическо преместване на записите. Системите за файлови процеси (файлов процес) работят с единични файлове, използва файлов мениджър и генератор на отчети. В операционната система Windows се използва вградения в нея файлов мениджър Windows Explorer.

Достъп до файловата информация

Файловете са физическа организация в три форми (методи):

1. последователен достъп
2. директен достъп
3. индексиран последователен достъп

Недостатъци на Файловите Системи

• Зависимост
• Дублиране на данните
• Ограничение при предоставяне на данните
• Затруднения при развитие на програмните продукти
• Трудности при поддържане на програмните продукти
• Затруднения при работа с големи масиви от данни

Описанието на файла е съхранено във всяко приложение, което дава достъп до файла. Всяка промяна на файловата структура изисква промяна и на приложението. Често е трудно да се намерят всички приложения, които работят с едни и същи файлове, което допълнително затруднява нанасянето на промени във файловата структура.

Тъй като отделните приложения се разработват независимо едно от друго, много често става дублиране на данни в различни приложения. Това изисква по-вече място за съхранение на данни и в същото време затруднява поддържането на актуални данни едновременно във всички файлове.

С традиционния файлов подход всяко приложение има свой собствен файл и потребителите имат малко възможности да предоставят тези данни извън собственото положение.

Често е разочароващо за мениджърите да разберат, че за да се създаде необходимия им отчет ще трябва да се направят значителни усилия, за да се осигурят данни от няколко неподходящо конструирани файла в различни системи. В допълнение, може да се окаже, че трябват значителни усилия на мениджърите докато различните организационни единици могат да притежават различни файлове с данни.

С TFS има малка вероятност да се използуват предишните усилия за разработване на програмния продукт. Всяко ново приложение обикновено изисква да се започне от начало с дизайна на нов файлов формат и след това с писане на начина на достъп до файла за всеки нов програмен продукт. Това изисква продължително време, което не е в съответствие със съвременния бързо развиваща се бизнес среда, в която времето е ключов фактор за успеха.

Предшествуващите фактори в комбинация създават тежки програмни продукти, които трудно се поддържат в организацията, която е свързана с ФС. Фактически 80% от общия бюджет за развитие на информационната система може да бъде отделен за поддържане на програмното осигуряване в организацията.

Когато в организацията се натрупа голямо количество информация и особено в случаите, когато с нея работят повече хора възникват значителни затруднения при опит да се намери информация, съхранявана в някакъв файл. Независимо, че Файловия мениджър има инструменти за търсене, то ще отнеме значително време, особено ако не знаем точно къде да търсим информацията или точно кой термин е използван при въвеждането и във файла. Много от недостатъците на TFS могат да бъдат и ограничения на DB, ако организацията не приложи правила на входа на DB. Например, ако се разработят много отделни DB (за всеки отдел) с малка или никаква координация на метаданните, ще се появи неконтролируемо дублиране на данни, ограничено предоставяне на данни, значително време за развитие и ще се изисква по-вече време за поддържане.

Сходни статии:

1. Разпределени бази данни. Предимства и недостатъци на работата с база данни Осигурява икономия при използването на персоналните компютри, намалява грешките от централизацията на данните и нараства отговорностите към мениджърските нужди. Данните могат да бъдат разделени на части и базирани на регионален,...
2. Архитектура на База Данни. Етапи на проектиране. Модели бази данни Понятие за архитектура на База Данни Архитектурата на База Данни включва 3 нива Информационни връзки. Модели на данни. При проектирането на база данни се преминава през няколко етапа. Най напред...
3. Архитектура на системите с база от данни, защита на бази данни, статистики Създаването на база от данни започва със събиране и анализ на данните за предметната област. Работата по проектиране на база от данни и нейната експлоатация може да бъде разделена на...
4. Специализирани типове системи за управление на база данни Обектно – ориентирани системи за управление на база данни (OODBMS) Конвенционалните СУБД – проектиране за хомогенни данни, които могат да бъдат лесно структурирани в предварително дефинирани полета и записи. Много...
5. Концепцията – Бази Данни Концепцията за организиране на данните в Базите данни DB е създаден за да се избегнат недостатъците на файловата система. Тя включва принципи и правила при организиране на работата с данните...